Cuando se tiene la planeación de un evento por delante son muchos los detalles a cubrir, muchos de ellos son detalles técnicos e importantes.

Sin embargo, existe una variable que es el eje de todo el proyecto ¿cómo puedes hacer un evento en donde invitas a las personas a inspirarse, a hacer conexiones valiosas, a pensar creativamente, a disfrutar realmente de tu evento y aún más… que se sientan agradecidos contigo?

Mucho de esto dependerá el tipo del evento, otro tanto será al público al que será dirigido el evento y por supuesto, el nivel de creatividad que tengas al unir los componentes.

Esto es cierto ya que no será el mismo formato para preparar una serie de congresos en México que en Japón o en Sudáfrica, por ejemplo.

El contexto cultural es una maravillosa plataforma a tener en cuenta para incluirlo como parte de la ecuación.

Veamos entonces 3 puntos que pueden sugerirte algunas ideas si tienes próximo la planeación de un evento en tu ciudad:

1) Enfócate como primer consumidor

¿Alguna vez has conocido a alguien que está emocionado por pasar un día en el salón de exposiciones o asistir a una conferencia que durará todo el día? Si somos sinceros, presentar una alegría ante esta idea no es frecuente entre los asistentes.

Para tener un evento exitoso debes tomar un enfoque como primer consumidor. Esto significa entender lo que quieren los asistentes, luego adaptar y diseñar experiencias para que coincidan.

Se trata de crear experiencias inmersivas, facilitar conexiones de calidad, fomentar la creatividad en el ámbito empresarial.

Y esto se puede conseguir de varias formas, una de las cuales es permitir que los asistentes diseñen su propio programa.

¿Cómo? Los invitados pueden elegir cómo aprovechar al máximo su asistencia.

Hay oportunidades para sentarse y escuchar, conectarse con otros o unirse a una sesión de taller durante el día, con invitados capaces de diseñar una experiencia que se adapte a sus objetivos de asistencia.

Si bien un programa con el estilo “elige tu propia aventura” no funcionará en todos los programas de la conferencia, es importante tener en cuenta lo que tus asistentes quieren obtener al asistir.

2) Tomar ideas de diferentes industrias

Una forma de ayudarte con el punto anterior es el elegir oradores de diferentes industrias que complementen las ideas que intentas expresar en tu evento, lo que puede hacer que Tu programa sea mucho más rico y más interesante para los asistentes.

¿Cuántas veces has asistido a una conferencia de la industria para descubrir que el panel de oradores son las mismas personas que has escuchado una y otra vez?

Por ejemplo, si estás trabajando en una industria que actualmente está siendo interrumpida por la tecnología o por los cambiantes comportamientos de los consumidores, ¿por qué no invitar a un líder del mundo de la grabación de música, que ya han experimentado interrupciones y han aprendido muchos cómos para ocuparse ello. ¿Qué desafíos enfrentaron, cómo se adaptaron y qué lecciones aprendieron?

3) Abrazar la flexibilidad

Fomenta las sesiones de networking, grupos de reflexión, presentaciones y charlas durante todo el día. ¿Cómo las relacionas y cuándo dependen de ti?

Igualmente, el catering funciona todo el día.

No hay descansos programados y puedes comer y beber cuando te convenga. Las estaciones de descanso, los camiones de comida y las opciones de catering para llevar son seguramente la nueva forma de catering en las conferencias.

Siete años después, C2 es ahora famoso por ser una de las conferencias empresariales más innovadoras y creativas del mundo, y nos complace decir que su primera conferencia internacional se celebrará en Melbourne, Australia, en octubre de 2018.

Pero, ¿cómo lo hacen? ¿Cómo hace que una conferencia sea más interesante y más valiosa para el asistente? Y, ¿pueden todos los eventos beneficiarse de las técnicas que utilizan?

  1. Diseñar ambientes para estimular la creatividad.

C2 es bien conocido por sus laboratorios.

Estas sesiones de estilo taller se organizan en entornos únicos que permiten a las personas pensar fuera de la caja y estimular nuevas ideas y conexiones.

Algunos de los diseños del Laboratorio incluyen el hoyo de la pelota (que se explica por sí mismo), las redes o el laboratorio del cielo (donde los invitados están suspendidos en el aire), la nube (los invitados están rodeados por una espesa niebla) y la habitación oscura (un tono oscuro). habitación).

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Al organizar talleres facilitados en un entorno único, el equipo de C2 alienta a los asistentes a que abran sus mentes a nuevas ideas, actúen con más confianza cuando expresen sus propios pensamientos y, en última instancia, se diviertan.

Una vez que se inyecta el elemento divertido, las personas a menudo recurren a su infancia y se encuentran pensando más creativamente, sin conformidades.

Martin dice que aún no ha visto a nadie sumergirse en el foso de la pelota y no sonreír, incluso cuando comienzan a hablar de una estrategia de negocios compleja.

Martin señala que al desafiar a los asistentes a pensar en los objetivos del negocio, ya sea en un ambiente divertido o en un espacio que los desafíe (por ejemplo, estar suspendidos o vagar en la oscuridad), les permite abrir sus mentes para ser más creativos.

Nuevamente, no todas las conferencias o reuniones tienen el presupuesto o la capacidad para preparar un taller en el cielo, pero el taller de la sala oscura se puede reproducir en cualquier lugar. Cierre la puerta, bloquee la luz y listo, tiene un entorno único y desafiante para su próxima sesión de intercambio de ideas en equipo.

Al eliminar la vista, puede abrir su mente a soluciones creativas, tener más confianza en expresar sus propios puntos de vista y sus habilidades de escucha se ampliarán a un nuevo nivel.

Debido a la naturaleza de este tipo de sesiones de taller, Martin explica que es importante contar siempre con un facilitador involucrado para evitar desviarse del propósito previsto.

  1. Estimular conversaciones.

Todos sabemos lo fácil que es asistir a un evento y solo hablar con las personas que conoce. O evite hacer conexiones con personas que usted percibe como “por encima de usted” o desinteresadas en usted.

Uno de los elementos más interesantes de C2 son sus “fechas cerebrales”. Sin llegar a los técnicos acerca de la tecnología que utilizan, esencialmente le permite conectarse con personas que tienen intereses similares o que quizás tengan la información que usted desea.

Por ejemplo, diga antes del evento que indica que tiene conocimiento sobre cómo hacer conexiones comerciales en China, es posible que se le compare con alguien que quiera aprender sobre los mercados chinos. Del mismo modo, puede indicar que le encanta la pesca con mosca y puede terminar con una cita con el CEO de una compañía Fortune 500 que también ama la pesca con mosca.

Las citas cerebrales a menudo se llevan a cabo de maneras interesantes: mientras paseas bajo la lluvia y compartes un paraguas, paseas en una bicicleta de ejercicio o disfrutas de un paseo en una rueda de la fortuna.

Martin también da un gran ejemplo de alentar a las personas a hablar con quienes les rodean. “Si vas al bar en C2 y pides una bebida mientras tocas tu teléfono y no te relacionas con los que te rodean, el camarero puede darte la bebida equivocada y marcharse. Cuando te des cuenta y tratas de llamar la atención del camarero, te ignorarán. Luego puede llamar o decir algo a la persona que está a su lado acerca de la situación y solo entonces, una vez que se haya comprometido con las personas que lo rodean, el barman volverá a remediar la situación “. Es una idea loca, pero este es el nivel de detalle al que asisten los organizadores de C2 para garantizar que todos los participantes en la conferencia estén comprometidos.

Referencias: YouTube, WOBI y El Universal